Por qué el 80% de las Pymes fracasan al implantar un CRM (y cómo evitarlo)

En Landoo llevamos más de 10 años sentándonos con gerentes, directores comerciales y equipos de ventas de Pymes y grupos empresariales. Y si hay un patrón que se repite en la mayoría de nuestras primeras reuniones es este: la empresa ha comprado un CRM, pero nadie lo usa.

Cuando las cosas van bien y la empresa factura, a nadie suele importarle demasiado que el CRM no se utilice. Al fin y al cabo, el dinero entra. Pero la realidad golpea cuando la facturación baja o el mercado se estanca. Es en ese momento, cuando gerencia necesita respuestas: "¿Cuántas oportunidades tenemos abiertas? ¿Por qué se están cayendo las ventas? ¿Qué está haciendo el equipo?".

De repente, se empieza a exigir el uso estricto del CRM. Y aquí es donde estalla la fricción interna.

Basándonos en nuestra experiencia trabajando con tantas empresas, te contamos por qué ocurre esta fricción y cómo puedes solucionarla para que implantar un software CRM en una  pyme deje de ser un dolor de cabeza y se convierta en un aliado para vuestro equipo comercial.

El origen de la fricción: El "Síndrome de Gran Hermano"

Cuando se exige el uso del CRM solo cuando las ventas van mal, el equipo comercial lo percibe de forma casi inmediata como una amenaza. Sienten que la herramienta no se ha traído para ayudarles a vender más, sino para medir su trabajo, controlar cuántas llamadas hacen y, básicamente, vigilarles.

Sin embargo, el propósito real de un CRM nunca ha sido hacer de policía. Un CRM está pensado, diseñado y desarrollado exclusivamente para ayudar a los comerciales a gestionar su día a día, recordarles a quién tienen que llamar, qué oportunidades están calientes y evitar que los potenciales clientes se enfríen.

Entonces, ¿por qué cuesta tanto que el equipo lo adopte de forma natural y con ganas? En nuestra experiencia, el fracaso al implantar un CRM se resume en dos grandes muros.

Los 2 grandes muros en la adopción del CRM

1. "Yo me entiendo con mis Excel" (La falta de costumbre)

Seamos claros: los comerciales son personas, y cada persona es un mundo, eso es innegociable. Unos funcionan con recordatorios del móvil, otros con libretas, y los más digitales tienen sus propios Excel llenos de colores que solo ellos entienden. Cuando llega un sistema nuevo que les obliga a cambiar su rutina y registrar cada paso, la pereza y la resistencia al cambio son inevitables.

"Si dedico mi tiempo a rellenar fichitas en el ordenador, no estoy vendiendo", es lo que te van a decir. Y, si el CRM no les aporta valor inmediato, tienen toda la razón.

2. Aislamiento digital (El CRM que no habla con nadie)

Este es, sin duda, el problema más grave. Las empresas compran un CRM y lo instalan como un sistema aislado. Imagínate esto: un cliente potencial rellena un formulario en la página web de la empresa. En lugar de que ese lead caiga automáticamente en el CRM asignado a un comercial, llega un email genérico a "info@...". Alguien lo lee, se lo reenvía al comercial, y este tiene que copiar y pegar a mano los datos en su Excel o en el CRM. 

Demasiado trabajo.

Si el CRM no está integrado con los sistemas de captación de leads de la empresa, se convierte en una herramienta de trabajo administrativo doble. Y si tenemos que picar más datos ¿para qué hemos comprado un CRM?

¿Cómo funciona el CRM de Odoo?

Cómo cambiar para que tu equipo ame el CRM

Para evitar ser parte de ese 80% de empresas que fracasan con su CRM, la clave no está en imponer más normas, sino en eliminar la fricción.

Si quieres que tus comerciales utilicen el CRM, este debe facilitarles la vida desde el minuto uno. Esto significa unificar tus sistemas.

Cuando en Landoo integramos los procesos de una empresa, lo hacemos bajo una premisa: el dato se introduce una sola vez. Si un cliente entra por la web, el comercial ya tiene la ficha creada en su pantalla, con una tarea automática para llamarle al día siguiente. Cuando le llama y le hace una propuesta o presupuesto, no tiene que abrir otro programa de contabilidad; lo envía directamente desde la misma pantalla. Y además el sistema le avisa si el potencial cliente abre el presupuesto (seguimiento perfecto).

Esta es la verdadera diferencia entre obligar a usar un programa y ofrecer una solución. Cuando el comercial ve que el sistema le ahorra horas de teclear datos, que no se le olvida ningún seguimiento y que, en consecuencia, cierra más ventas y cobra más comisiones, el "miedo a la vigilancia" desaparece.